Eind februari en volop bezig met de voorbereiding van de communicatie rond de deelname van een aantal klanten aan grote vakbeurzen. Maart en april zijn immers de topmaanden voor internationale vakbeurzen: Hannover Messe, LogiMAT, Mostra Convegno. Alles lijkt zijn gewone, drukke gangetje te gaan. COVID-19 wordt nog niet beschouwd als pandemie.

Maar dat verandert snel. Het einde van de krokus-, en de voor velen bijhorende skivakantie, betekent ook de doorbraak van het coronavirus in Europa. Al snel lopen de eerste telefoontjes binnen: “Kan je ons even helpen met de communicatie rond Corona?”

Heel wat bedrijven voeren begin maart preventieve maatregelen in: van handen wassen tot de medewerkers informeren wat zij moeten doen als zij ziektesymptomen vertonen. Maar hoe communiceer je snel en duidelijk naar alle 1.000 medewerkers? De bedienden zijn vrij vlot te bereiken via mail, maar van de arbeiders die in ploegenstelsel werken en de fabriek 24/7 draaiende houden, zijn niet alle e-mailadressen beschikbaar. Zij moeten ook via andere kanalen geïnformeerd worden.

In overleg met de HR- en communicatieafdeling werd beslist alle communicatie helder en overzichtelijk te houden. Kort en krachtig, en waar mogelijk visueel ondersteund met iconen of tekeningen.

We moesten ook snel handelen: informatie was belangrijker dan een mooi ontwerp. Daarom hebben we gekozen voor eenvoud. Een introductiemail om de noodzaak van het volgen van de regels te benadrukken en een word-document die de instructies in bullet points opsomt. We hebben gewerkt met duidelijke titels in een duidelijke kleur: algemene hygiënemaatregelen, maatregelen bij ziektesymptomen op het werk, maatregelen bij ziektesymptomen thuis.

Het word-document werd ook uitgeprint en door de leidinggevende aan hun team uitgedeeld en op de verschillende werkplaatsen in de fabriek verspreid. Op die manier kregen ook de arbeiders de preventieve maatregelen mee.

Naast de reeds bestaande posters rond handhygiëne, werkposthygiëne en Corona-advies, hebben we ook eigen posters ontworpen. Het leek ons belangrijk dat snel gereageerd werd, mocht iemand ziektesymptomen vertonen. Daarom werden die maatregelen nog eens duidelijk uitgelegd in een aparte poster.

Toen een week later strenge controles aan de ingang van het bedrijf werden doorgevoerd, hebben we ook daarvoor posters ontworpen. De posters en het document met de maatregelen worden voortdurend bijgewerkt. Blijven informeren is immers de boodschap.

Met een paar eenvoudige acties en een goede samenwerking tussen HR, communicatie en Outsource hebben we snel iedereen op de hoogte gebracht, zonder paniek te veroorzaken, maar door iedereen – nog voor er van overheidswege strenge maatregelen werden afgekondigd – bewust te maken van de noodzaak de regels op te volgen. Communicatie blijft ook in moeilijke tijden absoluut noodzakelijk.

Geef je reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.