Article 1. Application des conditions générales

1.1 Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les propositions d’Outsource Marketing & Communications scrl (« Outsource ») et à tous les contrats conclus avec Outsource Marketing & Communications scrl (« Outsource »), même si des dispositions contraires figurent dans les documents du client. En passant une commande, le client accepte les conditions générales d’Outsource.

Article 2. Propositions, offres, commandes et confirmations de commandes

2.1 Toutes les propositions et offres d’Outsource sont sans engagement jusqu’au moment de leur acceptation par le client. Le contrat voit le jour lorsque le client signe l’offre pour accord sans modification et la renvoie à Outsource dans les 30 jours. Toute commande ou confirmation de commande du client lie ce dernier au contrat. Celui-ci remplace tous les accords oraux et/ou écrits précédemment conclus ayant un objet identique (le « Projet »). L’exécution du Projet débute à la réception du contrat signé.

2.2 Toutes les modifications du champ d’application pendant et/ou après le Projet sont réalisées en régie aux tarifs horaires en vigueur à cette date, sauf convention contraire explicite.

Article 3. Annulation d’une commande

3.1 Le client peut annuler une commande tant qu’Outsource n’a pas commencé le Projet. L’annulation doit se faire par courrier recommandé avec accusé de réception. En cas d’annulation, Outsource s’efforcera de limiter les coûts supplémentaires au minimum, mais réclamera purement et simplement l’indemnisation de l’ensemble des frais et engagements déjà effectués.

Article 4. Fourniture de services et délais d’exécution

4.1 Les délais d’exécution sont purement indicatifs et n’engagent pas Outsource. Aucun retard dans la livraison du Projet ne donne au client le droit à une indemnisation ou une réduction du prix, pas plus qu’à une dissolution du contrat.

4.2 Lorsque les parties sont explicitement convenues d’un délai de livraison contraignant, ce délai est prolongé si le client persiste à ne pas transmettre (à temps) les informations, documents, originaux ou images et à ne pas accepter (à temps) les épreuves corrigées, d’une part, ou si le client passe des commandes supplémentaires, d’autre part.

4.3 Le contrat prend fin sans mise en demeure supplémentaire et de plein droit à la suite du décès, de l’incapacité manifeste, de la dissolution ou de la faillite du client.

Article 5. Risque

5.1 Tous les biens qui appartiennent au client et se trouvent chez Outsource y sont conservés au risque du client.

Article 6. Prix

6.1 Les prix proposés s’entendent hors TVA. Chaque Projet est calculé en fonction de son délai d’exécution, de son degré de difficulté et de son caractère urgent et fait l’objet d’une offre écrite détaillée établie au préalable.

6.2 Toutes les autres prestations qui ne relèvent pas de la portée du présent contrat feront l’objet d’une offre séparée et seront également facturées séparément.

6.3 Toutes les prestations facturées à Outsource par des tiers, dans le cadre de l’exécution du Projet pour le client, sont soumises à un supplément standard (« Service Fee ») de 15 % en sus du montant figurant sur la facture du fournisseur, à l’exception de l’achat d’espace médiatique, comme indiqué à l’article 6.4.

6.4 En cas d’achat d’espace médiatique par Outsource pour le compte du client, Outsource facture par défaut un Service Fee de 15 % sur le prix officiel de cet espace, et non sur le prix après négociations. Les deux prix sont communiqués au client.

Article 7. Conditions de facturation

Outsource applique différentes options pour la facturation :

7.1 Si le client convient d’un prix fixe (« Fixed Price ») avec Outsource pour le Projet, Outsource facture chaque mois une partie du budget total, à payer d’avance et proportionnellement à la durée du Projet.

7.2 Si Outsource fournit au client des services en régie, selon le principe du « Time and Materials », Outsource facture mensuellement les prestations fournies et l’ensemble des dépenses engagées avec l’approbation du client dans le cadre du Projet.

7.3 Si le Projet demande un engagement financier d’Outsource à l’égard de tiers, Outsource se réserve le droit de refacturer immédiatement ce montant au client lors de la passation de la commande, séparément de la facturation mensuelle, et ce qu’il s’agisse d’un projet suivant le principe du « Fixed Price » ou « Time and Materials ». Le « Service Fee » mentionné à l’article 6 doit être pris en considération.

7.4 Si le client travaille avec un système de bons de commande (« Purchase Orders »), il doit communiquer ces références à temps à Outsource. Si le client reste en défaut, Outsource est libre d’envoyer la facture en indiquant uniquement le nom de sa personne de contact et une description succincte du Projet à titre de référence.

Article 8. Modalités et conditions de paiement

8.1. Sauf convention contraire explicite, les factures d’Outsource sont payables au comptant à 30 jours. Les contestations doivent être signifiées à Outsource par courrier recommandé dans un délai de 15 jours ouvrables après l’envoi de la facture. Aucune contestation ne peut justifier un report ou une suspension du paiement.

8.2. Toutes les factures sont payables à la date de leur échéance par virement sur le compte bancaire d’Outsource. Toute personne ou société transmettant une commande avec demande de facturation à un tiers est personnellement responsable du paiement des factures. Les réductions octroyées sont annulées en cas de non-respect des conditions générales.

8.3. Si le client ne procède pas au paiement dans un délai de 8 jours après la réception d’une mise en demeure à cet effet par Outsource, le client est redevable à Outsource de l’intérêt moratoire tel que fixé à l’article 5 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, majoré d’une indemnité forfaitaire de 40 euros pour les frais de recouvrement. Une indemnité forfaitaire égale à 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 125 euros, sera également portée en compte. Les intérêts dus sont calculés à partir de la date de la mise en demeure et courent jusqu’au paiement intégral.

Outsource se réserve également le droit de suspendre la poursuite de l’exécution de ses engagements tant que le client n’a pas réglé les factures échues. Tout retard de paiement du client rend les sommes dues immédiatement exigibles. Le client n’est pas autorisé, dans un tel cas de figure, à utiliser les créations réalisées par Outsource.

8.4 Les projets suspendus par le client n’entraînent pas la suspension du paiement.

8.5 Outsource est habilitée à mettre un terme au contrat, avec effet immédiat, et/ou à bloquer l’accès aux services, de manière partielle ou intégrale et à titre provisoire ou définitif, si le client ne respecte pas, en tout ou en partie, une ou plusieurs de ses obligations découlant du présent contrat (le non-paiement de la facture, par exemple), sans que le client puisse réclamer le remboursement des rémunérations payées au préalable ni aucune forme d’indemnité. Outsource en informera le client quelles que soient les circonstances.

Outsource est en outre habilitée à mettre un terme au contrat sans mise en demeure supplémentaire et de plein droit, avec effet immédiat, si le client est déclaré en faillite, si le client a demandé ou accepté un concordat judiciaire ou, plus généralement, si le client se trouve en cessation de paiement.

Article 9. Objectifs et responsabilité

9.1. Outsource s’engage à fournir avec soin l’ensemble des services prévus. Toutes les prestations d’Outsource sont des obligations de moyens. Outsource n’est pas responsable des erreurs d’exécution imputables à des informations insuffisantes ou erronées émanant du client.

9.2. Outsource ne peut être tenue pour responsable d’une faute (faute grave incluse) commise par elle-même ou par ses agents, sauf en cas de dol. Outsource ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable d’un dommage tel que la perte d’un bénéfice escompté, une baisse du chiffre d’affaires, une hausse des charges opérationnelles ou une perte de clientèle que subiraient le client ou des tiers à la suite d’une erreur ou d’une négligence d’Outsource ou d’un agent, et ce quels que soient la cause, la forme ou l’objet de la réclamation invoquant sa responsabilité.

9.3. La responsabilité d’Outsource en ce qui concerne les services fournis au client est, quoi qu’il arrive, limitée au remboursement du prix payé par le client ou à la deuxième fourniture des services, au choix d’Outsource. La responsabilité totale d’Outsource ne dépassera jamais le prix qui avait été payé à Outsource par le client pour les services ayant donné lieu au sinistre.

9.4. En ce qui concerne les services fournis par des fournisseurs tiers, Outsource n’accepte aucune responsabilité venant s’ajouter à la responsabilité que les fournisseurs tiers sont disposés à accepter pour leurs produits ou services ni aucune responsabilité différente de cette responsabilité.

Article 10. Droits de la propriété intellectuelle

10.1 Outsource reconnaît que toutes les informations émanant du client restent la propriété de ce dernier et lui seront restituées à l’issue du contrat de vente (pour autant qu’il ne reste aucune facture impayée). Aucune copie de ces informations ne sera conservée.

10.2 Les parties reconnaissent explicitement que l’ensemble des informations et produits créés par Outsource et des droits de la propriété intellectuelle qui en dépendent sont et restent la propriété d’Outsource, et ce même après la fin du présent contrat.

Article 11. Suspension et résiliation du contrat en raison de manquements

11.1 Si une partie se rend coupable d’un manquement contractuel grave auquel elle ne remédierait pas dans un délai de 14 jours suivant la réception d’une mise en demeure signifiée par courrier recommandé, l’autre partie a le droit soit (i) de suspendre le contrat jusqu’à ce que la première citée ait respecté ses obligations, soit (ii) de mettre un terme au contrat avec effet immédiat. Outsource considérera toujours le non-paiement d’une ou plusieurs factures à leur date d’échéance en tant que manquement contractuel grave.

11.2 En cas de résiliation du contrat pour manquements, Outsource réclamera purement et simplement le paiement de l’ensemble des frais et engagements déjà réalisés, majorés d’une indemnité forfaitaire de 30 % du montant qu’Outsource aurait pu facturer au client si le contrat avait été intégralement exécuté. L’acompte éventuellement payé reste, quoi qu’il arrive, acquis à Outsource. Outsource conserve par ailleurs le droit d’exiger une indemnité supérieure si elle démontre que le préjudice qu’elle a effectivement subi est supérieur au préjudice forfaitaire déterminé dans ce qui précède.

11.3 Néanmoins, chaque partie accepte d’octroyer à l’autre partie un délai raisonnable pour remédier à ses éventuels manquements et de rechercher systématiquement un règlement à l’amiable dans un premier temps.

Article 12. Confidentialité

12.1 Les parties s’engagent à préserver la confidentialité des informations commerciales et techniques et des secrets commerciaux qu’elles reçoivent de l’autre partie, même après la fin du contrat, et à ne les utiliser qu’aux fins de l’exécution du contrat.

Article 13. Débauchage

13.1 Le client s’engage à ne pas embaucher de travailleurs chargés de mettre en œuvre des Projets pour le client chez Outsource, que ce soit dans le cadre d’un contrat de travail ou non, ni de travailleurs ayant mis un terme à leur collaboration avec Outsource moins de six (6) mois auparavant.

13.2 Les parties conviennent que toute violation de l’article 13.1 donne à Outsource le droit à une indemnisation de la part du client.

13.3 Pour les travailleurs, l’indemnisation visée à l’article 13.2 à la date de la reprise est égale au salaire annuel brut qui a été payé par Outsource à l’intéressé ou qui pourrait être payé au prorata, avantages extralégaux inclus, et calculé sur la base de la fiche de salaire la plus récente du travailleur ou de l’ex-travailleur concerné.

13.4 Pour les collaborateurs indépendants et freelances, l’indemnité visée à l’article 13.2 est égale à la rémunération brute (avantages inclus) que leur a versée Outsource au cours des douze (12) mois précédant la reprise ou la fin du contrat de collaboration. Si la mission d’un collaborateur freelance ou indépendant dure ou a duré moins de douze (12) mois, l’indemnité est extrapolée d’après la rémunération brute (avantages inclus) qu’Outsource lui aurait versée si la collaboration avait effectivement duré douze (12) mois.

13.5 La présente clause et l’ensemble de ses éléments sont valables jusqu’à (18) mois après la fin des Projets d’Outsource chez le client.

Article 14. Traitement des données à caractère personnel

14.1. Les personnes de contact mentionnées par le client sont enregistrées dans les fichiers d’Outsource. Les coordonnées de ces personnes sont traitées à des fins de « gestion de la clientèle », c’est-à-dire pour contacter le client dans le cadre des services prestés. Les personnes de contact disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données selon la loi relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 8 décembre 1992 et le Règlement Général sur la Protection des Données (‘RGPD’) adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016 (Règlement (EU) 2016/679). Les données de contact sont conservées pendant toute la durée de la collaboration entre Outsource et le client.

Article 15. Référence

15.1 Le client accepte que le projet mis en œuvre par Outsource pour le compte du client soit intégré dans le portefeuille de référence d’Outsource.

Article 16. Force majeure

16.1. Les situations de force majeure telles que les grèves, troubles à l’ordre public, mesures administratives et autres événements inattendus sur lesquels Outsource n’exerce aucun contrôle, libèrent Outsource de ses engagements, pendant la durée du problème et conformément à la portée de celui-ci, sans aucun droit à une réduction de prix ou à une indemnité pour le client.

Article 17. Nullité

17.1. Au cas où une disposition des présentes conditions générales serait déclarée nulle, les autres dispositions resteront pleinement d’application. Par ailleurs, le client et Outsource remplaceront la disposition nulle par une disposition différente s’approchant autant que possible de l’objet et de la portée de la disposition nulle.

Article 18. Droit applicable – tribunal compétent

18.1. Le droit belge régit les contrats d’Outsource. Tout litige relatif à la conclusion, la validité, l’exécution et/ou la résiliation du présent contrat sera réglé par le tribunal compétent à Bruxelles.