Avec le GDPR (ou RGPD en Français), l’UE réglemente la protection des données et la vie privée des personnes et des entreprises faisant affaire avec des habitants de l’Union. À partir du 25 mai 2018, les infractions à ce règlement pourront donner lieu à une amende de 4 % du chiffre d’affaires annuel du contrevenant (avec un plafond de 20 millions d’euros). Le GDPR concerne spécifiquement les messages de marketing. Et ceux-ci couvrent également les communiqués de presse non sollicités envoyés à des journalistes.

En bref, les professionnels des relations publiques devront agir comme suit : si, après le 25 mai, vous contactez un journaliste pour la première fois en lui envoyant un e-mail avec un communiqué de presse au sujet d’un nouveau produit, la pratique sera assimilée à un e-mail de marketing. Le journaliste pourra donc vous demander de prouver quand et comment il vous a donné l’autorisation d’utiliser ses données. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous risquez des amendes astronomiques.

C’est pourquoi, à partir du 25 mai, vous devrez systématiquement envoyer au préalable un e-mail personnel aux journalistes avec lesquels vous établissez un premier contact. Vous y demanderez si vous pouvez leur envoyer des communiqués de presse à l’avenir. Si vous travaillez pour un bureau de relations publiques, vous indiquerez clairement les sujets ou les entreprises qui seront abordés dans ces communiqués. Vous ne pourrez ajouter le journaliste à la liste de presse qu’après avoir reçu de l’intéressé un accord sans équivoque. Un appel téléphonique est également possible, mais vous devrez dans ce cas enregistrer la conversation – avec l’accord de votre interlocuteur. Ce n’est pas une sinécure quand on sait que la plupart des journalistes n’aiment déjà pas être dérangés par un coup de fil après avoir reçu un communiqué de presse. La bonne nouvelle, c’est que le RGPD repose sur 6 bases légales. L’ « intérêt légitime » est l’une d’entre elles : vous pouvez contacter des personnes si elles ont un intérêt à l’être. Vous avez une info sur les dernières tendances automobiles ? Dans ce cas, un journaliste automobile a un intérêt légitime à recevoir ces informations et vous pouvez donc le contacter sans crainte.

Néanmoins, le GDPR ne se limite pas à cette obligation d’autorisation. Voici cinq autres conseils :

Une base de données RP est plus qu’une liste de presse

Soyez aussi ouvert que possible au sujet des données que vous sauvegardez et utilisez, et à quelles fins. Un journaliste demande s’il peut consulter ces données ? Communiquez-les-lui dans un format lisible. Un autre demande s’il peut en être supprimé ? Dans ce cas, il ne suffit pas de le retirer de votre liste de presse, vous devez supprimer entièrement ses données de votre base de données. Cela concerne également le profil d’interview et toutes les données de votre CRM.

Choisissez soigneusement vos outils RP

Que vous envoyiez vous-même des communiqués de presse ou que vous utilisiez un outil externe, la responsabilité vous incombe en tant qu’expéditeur du communiqué de presse. Vous devez donc savoir quelles données sont collectées, où et comment elles sont stockées et quand elles sont supprimées. Veillez au minimum à ce que toutes les données soient cryptées, afin qu’elles ne soient pas divulguées publiquement après une fuite éventuelle.

Ne communiquez pas de listes de presse

Les données se trouvant dans votre système restent la propriété du journaliste. Cela veut donc dire que vous ne pouvez pas les communiquer à des clients, partenaires ou autres parties sans autorisation explicite. Si les intéressés vous demandent à qui vous comptez envoyer leur communiqué de presse, vous pouvez uniquement évoquer « un journaliste » du média X. Vous ne pouvez communiquer aucun nom, aucune adresse e-mail, aucun numéro de téléphone. Cette consigne s’applique également lorsque votre client demande qui a ouvert un communiqué de presse.

Plus que jamais : limitez votre liste de presse

Bien entendu, il est toujours plus judicieux de n’envoyer votre communiqué de presse qu’aux journalistes concernés par le sujet. Mais désormais, vous devrez tenir vos listes de presse encore plus strictement à jour et sélectionner encore plus minutieusement les personnes auxquelles vous envoyez chaque communiqué. Vous éviterez ainsi que des journalistes portent plainte parce qu’ils se sentent harcelés.

Protégez votre infrastructure RP

C’est maintenant au tour de l’informatique de jouer ! Tous les systèmes sur lesquels des données relatives aux journalistes sont collectées, traitées ou stockées, doivent être protégés de manière optimale. Installez les mises à jour et les patches les plus récents, veillez à ce que les infractions et intrusions potentielles soient détectées le plus rapidement possible et ayez une solution sous la main le cas échéant.

Vous êtes fatigué de toute cette théorie et préférez voir des mailings concrets pour le GDPR ? Alors téléchargez ces 5 modèles prêts à l’emploi.

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