De persconferentie is dood.

De voorbije jaren is het er niet makkelijker op geworden om journalisten ‘uit hun kot’ te lokken en samen te brengen. Overwerkt, onderbemand, geen zin in de file, enzovoort. Als je als PR-verantwoordelijke aan de slag bent, ken je het riedeltje. Zeker in B2B. Daarom ook houden we het al even op een persbriefing, in plaats van die beladen term persconferentie.

In essentie is er geen verschil; je brengt nog steeds journalisten samen op een specifieke locatie. Maar een persbriefing klinkt – blijkbaar – wat bescheidener dan een persconferentie. Waarmee je dus meteen de verwachtingen juist zet bij die schare managementtoppers die maar wat graag aansluiten op een bijeenkomst van hun bedrijf met de media en zich daarbij aan een meute journalisten verwachten die elkaar verdringen om een vraag te stellen. Net zoals in de film of in de politiek. Maar dat is allebei natuurlijk je reinste fictie.

In de echte wereld gaat het er veel beschaafder aan toe. Je bent beleefd blij met vijf deelnemers, je vindt acht journalisten een onverhoopt succes en je bent al helemaal van je melk als er meer dan tien media opdagen voor je persconferentie. Zeker als daar ook radio- of televisiemakers bij zijn.

Bij Outsource hebben we het geluk gehad de voorbije jaren al een paar van die bijzonder succesvolle persbriefings te kunnen organiseren. En eentje schiet er telkens weer tussenuit: de jaarlijkse update van het World Wealth Report van Capgemini. In dat rapport onderzoekt de IT-consultant hoe het de rijken der aarde in de voorbije twaalf maanden is vergaan. En vooral: welke verwachtingen ze hebben met betrekking tot de dienstverlening van hun bankiers en financiële adviseurs. Die laatsten, dat zijn de klanten van Capgemini. Maar uiteraard zijn het vooral die eersten, de rijken, die met de media-aandacht gaan lopen op de persconferentie.

Volg de persconferentie via Microsoft Teams
Volg de persconferentie via Microsoft Teams

Dit jaar was het rapport toe aan zijn vierentwintigste (24!) editie. Het zijn volhouders, daar bij Capgemini. En toen – in volle voorbereiding – gooide dat akelige virus roet in het eten. De publicatie van het onderzoek viel dan wel buiten de strikte lockdown-periode; veel animo van de pers om naar het event af te zakken was er deze keer niet, ondanks de uitgebreide voorzorgsmaatregelen en alle communicatie daaromtrent. Daarom opteerden we, samen met Capgemini, om de journalisten ook de mogelijkheid aan te bieden om vanop afstand deel te nemen. Niet via de gebruikelijke conference call of een webinar, maar door het event live te streamen via Microsoft Teams. ‘De hybride persconferentie’, doopte Kris Poté, VP Marketing & Communications bij Capgemini, het concept.

Hoe pak je een hybride persconferentie aan?

Zo’n hybride persconferentie heeft wel wat voeten in de aarde en vraagt een een aantal creatieve ingrepen. Ik deel graag enkele van de belangrijkste take-aways waarmee je, als je morgen ook zo’n hybride persconferentie op de planning hebt staan, je voordeel kan doen.

· Een professionele omkadering is ‘money well spent’. We zorgden voor 2 technici die spreker en presentatie haarscherp afleverden aan de andere kant van de lijn, en alle tech-stress wegnamen.

· Omdat mensen ter plekke nu ver uit elkaar zitten, is het niet makkelijk om de spreker goed te positioneren en tegelijkertijd correct in beeld te brengen. De beste optie? TED-style. Wijs je spreker een vaste plek toe (baken desnoods met een mat het actieterrein af), zorg voor een comfortmonitor (zo’n monitor waarop de spreker ziet welke slide achter hem op het grote scherm staat) en maak dat hij ook oogcontact heeft met de digitale deelnemers. Breng je spreker in beeld ‘from the waist up’.

· Zorg dat iemand actief de chatsectie van Teams volgt. Je wil echt geen twee dingen tegelijk doen tijdens een hybride persconferentie en daardoor een vraag van een journalist missen.

· Hou er daarbij rekening mee dat journalisten die vanop afstand aansluiten mogelijk niet willen of kunnen in beeld komen om hun vraag zelf te stellen. Misschien zitten ze in een lawaaierige kantoorruimte of hebben ze gewoon geen zin om hun thuisinterieur te tonen. Geef aan dat je de vraag gerust in hun plaats wil stellen als zij die even op de chat gooien.

· Maak het journalisten zo makkelijk mogelijk om de sessie te volgen. Lever een paar minuten voor aanvang de presentatie al aan, niet na de persconferentie.

· Maakt je spreker gebruik van audioversterking op locatie? Zorg ervoor dat je geen extra audio doorstuurt via de ingebouwde microfoon van je laptop. Dat zorgt voor een vervelende feedback loop. Zeker omdat er ook een heel klein beetje vertraging zit op de lijn. Het geluid reist trager dan het licht, weet je nog?

· En onthou dat technische problemen bij een dergelijke professionele set up doorgaans aan de gebruiker liggen. Ook al hebben we recent allemaal heel wat kunnen oefenen, dan nog is niet iedereen tech savvy genoeg om de eigen settings correct in te stellen.

Persoonlijk kijk ik bijzonder tevreden terug op het evenement. Zo’n sessie via Teams is een stuk handiger dan de conference call van weleer of een weinig dynamisch format zoals een webinar. Ik had niet het gevoel dat het afbreuk deed aan de informatieoverdracht. Dat bleek ook uit de vragen en finaal de berichtgeving. Alle kernboodschappen zijn netjes aangekomen. Het enige nadeel, zo je wil, was dat je niet met iedereen een praatje kon slaan na afloop. Doorgaans sluiten we af met een lichte lunch en – zoals elke PR-verantwoordelijke weet – is dat geen onbelangrijk deel van een dergelijke bijeenkomst met de pers. Het leidt niet zelden tot extra aandacht of nieuwe verhalen.

Volgend jaar wordt het ongetwijfeld een feest. Dan zijn we aan de vijfentwintigste editie van het onderzoek toe. Ik kijk er alvast naar uit.

Leve de hybride persconferentie!

Geef je reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.