Time flies when you’re having fun. Dus plots is die General Data Protection Regulation (GDPR) daar. Met de GDPR regelt de EU de gegevensbescherming en privacy van mensen en bedrijven die zakendoen met inwoners van de EU. Wie zich er niet aan houdt, riskeert  een boete van 4% van zijn jaaromzet (met een maximum van 20 miljoen euro). De GDPR gaat specifiek over marketingberichten. En daaronder vallen ook persberichten die ongevraagd worden gestuurd aan journalisten. 

 

In het kort komt het hierop neer voor PR-professionals: als je na 25 mei voor de eerste keer contact hebt met een journalist doordat je hem een mailtje stuurt met een persbericht over een nieuw product, dan wordt dat beschouwd als een marketingmail. Dus mag de journalist aan jou vragen om te tonen wanneer en hoe hij toestemming heeft gegeven om zijn gegevens te gebruiken. Kan je dat niet, dan riskeer je dus die gigantische boetes.

 

Vanaf 25 mei stuur je dus altijd eerst een persoonlijk mailtje aan journalisten waarmee je voor de eerste keer contact hebt. Daarin vraag je of je in de toekomst persberichten mag sturen. Werk je voor een PR-bureau, dan vertel je duidelijk over welke onderwerpen of bedrijven die berichten zullen gaan. Pas nadat hij zijn ondubbelzinnig akkoord geeft, voeg je de journalist toe aan de perslijst. Bellen mag ook, maar dan moet je het gesprek – met toestemming van je gesprekspartner – opnemen. Geen simpele opdracht als je weet dat de meeste journalisten het al lastig vinden als ze ná het ontvangen van een persbericht een telefoontje krijgen. Het goede nieuws: de GDPR rust op 6 juridische gronden. Het “legitiem belang” is daar een van: je mag personen contacteren indien ze daar zelf belang aan hebben. Heb je nieuws over de laatste automotive-trends? Dan heeft een automotive-journalist er belang aan om die informatie te ontvangen en mag je de journalist dus gerust contacteren.

 

Maar de GDPR gaat om meer dan toestemming alleen. Vijf andere tips:

Een PR-database is meer dan een perslijst

Wees zo open mogelijk over welke gegevens je bijhoudt en gebruikt en waarom. Vraagt een journalist of hij die data mag inzien? Dan bezorg je die in een leesbaar formaat. En vraagt een journalist of hij geschrapt kan worden? Dan volstaat het niet om hem van je perslijst te halen, maar moet je zijn gegevens volledig uit je database verwijderen. Ook dat interviewprofiel en alle gegevens uit je CRM.

 

Kies zorgvuldig je PR-tools

Of je zelf persberichten verstuurt of daarvoor gebruik maakt van een externe tool, de verantwoordelijkheid ligt bij jou als verzender van het persbericht. Jij dient dus te weten welke gegevens worden verzameld, waar en hoe die worden opgeslagen en wanneer ze worden verwijderd. Zorg er op z’n minst voor dat alle data geëncrypteerd zijn, zodat ze ook na een mogelijk lek niet open en bloot op straat komen te liggen.

 

Geef geen perslijsten door

De gegevens in jouw systeem blijven eigendom van de journalist. Dat wil dus zeggen dat je ze niet zonder uitdrukkelijke toestemming mag doorgeven aan klanten, partners of andere partijen. Vragen zij naar wie je hun persbericht wil versturen, dan mag je het alleen hebben over ‘een journalist’ van medium X. Je bezorgt geen namen, geen mailadressen, geen telefoonnummers. Hetzelde geldt wanneer je klant vraagt wie een persbericht heeft geopend.

 

Meer dan ooit: beperk je perslijst

Het is natuurlijk altijd een goed idee om je persbericht alleen te sturen aan journalisten voor wie het relevant is. Maar vanaf nu hou je je perslijsten nog strikter up-to-date en ben je nog selectiever met naar wie je welk bericht stuurt. Zo vermijd je dat journalisten een klacht indienen omdat ze zich lastiggevallen voelen.

Bescherm je PR-infrastructuur

Tijd voor IT om aan de slag te gaan! Alle systemen waarop journalistengegevens worden verzameld, verwerkt of opgeslagen, moeten zo goed mogelijk worden beveiligd. Installeer de meest recente updates en patches, zorg ervoor dat je mogelijke inbreuken en inbraken zo snel mogelijk opmerkt en hou een oplossing achter de hand voor het geval het zover is.

 

Heb je genoeg van al deze theorie en wil je liever enkele concrete GDPR-mailings zien? Download dan deze 5 ready-to-use templates.

 

Geef je reactie

Deze site maakt gebruik van Akismet om spam-berichten te beperken. Lees hier hoe de gegevens van jouw reactie worden verwerkt.